Как в Экселе сделать выпадающий список — пошаговая инструкция

Выпадающие списки значительно ускоряют ввод данных в электронные таблицы. С их помощью можно не писать значение полностью или ограничить круг информации. В статье мы расскажем, как можно сделать в экселе выпадающий список. В программе для этого предусмотрено несколько способов.

Что такое выпадающий список

Случалось ли вам вводить в таблицу одну и ту же информацию несколько раз? Одни это делают вручную, другие копируют и вставляют данные. Но есть способ удобнее — выпадающий список. Это перечень значений, из которого можно выбрать нужное вам. Ручной ввод понадобится только для фильтрации данных, т.е. если список очень большой. Проверять на правильность введенную информацию больше не понадобится, а значит и работа будет проходить быстрее.

Как в эксель сделать список выпадающих значений

Сделать в экселе выпадающий список в ячейке можно несколькими способами. Все зависит от конечной цели использования значений. В любом случае эксель позволит настроить раскрывающийся список так, как вам удобно. Давайте познакомимся с основными методами более подробно.

Самый простой вариант

Этот способ не потребует от вас лишних движений и поиска нужной функции в панели инструментов. Создать список можно за несколько нажатий мыши:

  1. Введите неповторяющиеся значения в столбец. Параллельно вы можете заполнять таблицу.
  2. В очередной ячейке одновременно зажмите Alt и стрелку, которая направлена вниз.
  3. Готово! Под ячейкой появится список, который сформируется из введенной ранее информации. Можно выбирать нужное значение.

Интересно! Как в Ворде сделать текст вертикально — пошаговая инструкция

У такого варианта есть ограничения. Во-первых, он не будет работать, если в столбце найдется пустая ячейка. Для ввода новых уникальных значений способ тоже не подойдет.

Из готовых данных

Ситуация следующая. Вы сформировали таблицу и занесли в нее данные, которые должны появиться в выпадающем списке. Что делать дальше?

  1. Выделите ячейку, в которой вы будете выбирать значение из раскрывающегося списка.
  2. Переключитесь на вкладку Данные (она находится в верхней части экрана в панели инструментов) и найдите функцию Проверка данных.
  3. Выберите значение Список (для поля Тип данных).
  4. Находясь в поле Источник, выделите диапазон значений для выпадающего списка и нажмите ОК. Обратите внимание! Заголовок выделять не надо.
  5. Задача выполнена! Справа от выделенной ранее ячейки появится стрелка-треугольник. По клику на нее раскроется выпадающий список.

С ручным вводом данных

Чтобы не захламлять рабочий лист лишней информацией, значения для выпадающего списка можно занести и вручную. В этом случае алгоритм действий незначительно изменится:

  1. П. 1-3 из предыдущего способа.
  2. В поле Источник введите нужную информацию. Значения нужно разделять точкой с запятой. Пример: «Собака;Кошка;Попугай».
  3. Осталось нажать только кнопку ОК. Готово! В сформированном выпадающем списке появятся только те данные, которые вы вписали через точку с запятой.

Зависимый выпадающий список

Другое наименование — связанный. Это так называемый вторичный перечень, где можно выбрать то или иное значение в зависимости от уже внесенных данных в другую колонку.

Рассмотрим более подробно этот способ на практике. Ситуация следующая: у вас есть таблица, в которой значения разделены на несколько групп. Каждая группа находится в своем столбце и имеет отличающийся заголовок. Именно названия колонок станут первичным списком, а уже строки — зависимым. Алгоритм действий такой:

  1. Выделите диапазон ячеек. Находясь на вкладке Главная, найдите пункт Форматировать как таблицу.
  2. Перед вами появится большое окно с разными стилями (внешним видом). Выберите любой. На данном этапе стиль таблицы абсолютно не имеет значения.
  3. В появившемся окне сверьте диапазон ячеек с нужным вам. Обратите внимание! Рядом со строкой Таблица с заголовками обязательно нужно поставить галочку, если ее нет.
  4. Присвойте название созданной таблице. Это можно сделать во вкладке Конструктор.

Теперь у вас есть умная таблица, в которой можно ссылаться на любой элемент. Вот как будут обозначаться названия колонок: Имя_таблицы[#Заголовки_столбцов]. Теперь можно переходить к созданию выпадающих списков. Для этого нужно предварительно обозначить два столбца, где будут выбираться значения из того или иного перечня. Затем сделайте следующее:

  1. Выделите первый столбец и создайте выпадающий список обычным способом. Отличаться будет только значение для поля Источник. Там должна быть формула вида =ДВССЫЛ(«Имя_таблицы[Заголовок_столбца]»).
  2. Выберите второй столбец и сделайте аналогичное действие. Формула для поля Источник теперь будет выглядеть так: =ДВССЫЛ(«Имя_таблицы[«&$А2&»]»). Откуда взялась ячейка А2? Это пример, куда могло быть внесено первое значение для формирования предыдущего выпадающего списка. Обратите внимание! В формуле есть значок доллара. Он нужен для фиксации значений (в нашем случае только для столбца).
  3. Готово! Можно опробовать на практике. Для этого в первом столбце выберите значение из выпадающего списка. После этого перейдите в соседнюю колонку. Данные отфильтруются: вы увидите только данные, которые по условию отбора относятся к значению из предыдущей колонки.

Как можно сделать в эксель выпадающий список с выбором нескольких значений

По умолчанию из выпадающего списка можно выбрать только одно значение. Но иногда такой вариант не подходит. Решение проблемы есть, но оно не совсем стандартное.

Сначала нужно создать выпадающий список стандартным способом. Мы приводили примеры выше. Для реализации раскрывающегося списка с выбором нескольких данных потребуется добавить макрос. Это последовательность мелких команд, которые решают ту или иную задачу.

Интересно! Как отключить обновления Windows 10 навсегда — пошаговая инструкция с фото

Алгоритм действий следующий:

  1. Щелкните по ячейке, в которой находится выпадающий список, право кнопкой мыши.
  2. Выберите Исходный текст. Перед вами откроется редактор кода, куда нужно вставить следующий код:
  3. При необходимости замените диапазон ячеек, где можно будет выбирать значения из выпадающего списка (на картинке строка 3, С2:С5), и разделитель (строка 9, на картинке это запятая).
  4. Готово! Теперь в одной ячейке можно будет расположить несколько выбранных значений. Они будут разделены запятой или другим выбранным вами символом.

Создание в эксель раскрывающегося списка с выбором с другого листа

Совсем необязательно хранить значения для выпадающего списка на том же листе. Это не всегда удобно и только захламляет основное пространство.

Вот как можно создать выпадающий список для его размещения на другой странице:

  1. Создайте новый лист и введите значения, которые будут содержаться в раскрывающемся списке.
  2. Превратите диапазон данных в полноценную таблицу. Для этого нужно выделить ячейку и одновременно нажать Ctrl T. Обратите внимание! Таблица станет «умной», а значит обновление и удаление впоследствии значений будет распространяться на все связанные листы.
  3. Перейдите на страницу, где вы работаете с основными данными. Нажмите на ячейку, в которую вы планируете вносить значение з выпадающего списка.
  4. Не отпуская ее, найдите на вкладке Данные пункт Проверка данных.
  5. В окне измените тип данных. Выберите Список.
  6. В поле Источник укажите диапазон данных, откуда будут браться значения для раскрывающегося списка. Для этого перейдите на нужный лист и мышкой выделите нужные ячейки. Обратите внимание! В строке перед диапазоном появится запись вида Лист! (или другое название листа).
  7. Нажмите ОК. Готово! Можете заполнять свою таблицу. Значения из выпадающего списка будут храниться на другом листе и не мешать работе.

В статье мы рассмотрели, как в экселе происходит заполнение данными для того, чтобы сделать выпадающий список в ячейке. Их можно подготовить как заранее, так и при непосредственном создании перечня значений.

Раскрывающиеся списки помогают решить две основные проблемы: ошибочный ввод данных и низкую скорость работы с информацией. Их применение позволяет классифицировать значения, что пригодится при создании любых таблиц.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Redactor/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями
Основы компьютерной грамотности
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: